Personuppgifter gällande dig som anställd

Vid anställning

Ändamål

Ändamålet med att hantera personuppgifterna är att de behövs för att bedriva vår verksamhet.

Till exempel för att:

• Kunna hantera anställningen.
• En registerkontroll för anställning i ett auktoriserat bevakningsföretag ska kunna utföras av berörd godkännandemyndighet.
• Ge dig relevanta behörigheter, i system samt ID-kort.
• Planera, utföra och följa upp arbetsuppgifter.
• Kommunicera internt och externt.
• Hantera lön och pension.
• Hantera din säkerhet när du utför ditt arbete.
• Hantera vår interna säkerhet.
• Kunna ta hand om dig om du blir sjuk.
• Medicinska kontroller för att utföra vissa tjänster, tex nattarbete.
• Säkerställa din hälsa.
• Utbilda dig.
• Utreda eventuella oegentligheter eller brott.
• För att uppfylla gällande lagkrav mot till exempel myndigheter.
  
  

Du kan även som anställd hos Securitas få genomföra slumpmässiga drogkontroller.

Securitas kan även utföra löpande kontroller i vår verksamhet i syfte att säkerställa efterlevnad av lagar och regler.

Personuppgifterna kan också behövas för att du ska kunna utföra uppdrag hos våra kunder, till exempel för att de ska kunna ge dig relevanta behörigheter när du utför arbete hos dem. Kunderna kan också ha kamerabevakning i sin verksamhet. Vår kund är personuppgiftsansvarig för dessa behandlingar.

För Securitas är det viktigt att dessa behandlingar värnar om din integritet. 

Kategorier av personuppgifter

Securitas behandlar bland annat följande personuppgifter om dig som anställd:

• Namn
  
  
• Privata kontaktuppgifter så som adress, telefonnummer och e-post.
  Privata kontaktuppgifter nyttjas för att kunna kontakta dig till exempel med löneunderlag, arbetsplanering och medarbetarundersökningar.
  
  
• Securitas kontaktuppgifter så som roll, arbetstelefon och e-post.
  
  
• Foto till exempel på ID-kort eller om du väljer att lägga upp bilder på interna kommunikationssidor.
  
  
• Personnummer använder Securitas för att säkerställa din identitet både internt hos Securitas eller mot parter som till exempel tillsynsmyndigheter eller andra myndigheter så som till exempel Skatteverket, Försäkringskassan.
  
  
• Anställningsnummer
  
  
• Hälsa uppgifter om hälsa behandlas till exempel om du är sjuk, vid rehabilitering eller arbetsmiljöärenden. I vissa tjänster behöver vi ibland bedöma din hälsa för att avgöra om du kan utföra avsedd tjänst.
  
  
• Lokaliseringsuppgifter (tex positioneringsuppgifter och GPS-koordinat)
  
  Beroende på vilka arbetsuppgifter som utförs så genereras lokaliseringsuppgifter i produktionssystem via till exempel personskyddslarm, handdatorer, datorer och telefoner.
  
  I vissa produktionssystem så är ändamålet att kunna lokalisera dig vid händelse av en incident för din säkerhet. I andra fall nyttjas lokaliseringsuppgifter med ändamålet att kunna följa upp utförande av tjänst. I tjänstetelefoner och datorer beror det också på vilka applikationer som nyttjas.
  
  
• Loggar beroende på vilka arbetsuppgifter som utförs så genereras loggar i produktionssystem, datorer och telefoner. Till exempel när du loggar in/ut i system och enheter. I vissa system så loggas den aktivitet som genomförts till exempel dokumentation av åtgärd. Passageloggar vid in- och utpassering på vissa kontor. Främst med ändamål att kunna följa upp utförd tjänst eller utreda eventuella oegentligheter eller brott.
  
  
• Användarmönster registreras i datorer för att kunna identifiera och särskilja normalt användande från obehörigt användande. Som till exempel att om du som användare loggar in från Sverige och sedan inom en kort tid därefter sker en inloggning från ett annat land eller om en stor mängd information behandlas på ett icke förväntat sätt av användaren. Ändamålet är för säkerhet för art fånga upp att obehöriga ger sig tillgång till Securitas data.
  
  
• Bild och ljudmaterial som till exempel spelas samtliga samtal in på Larmcentralen. I vissa av Securitas lokaler sker även kamerabevakning.
  
  
• Löneunderlag
  
  
• Utbildning - kompetens Securitas samlar även in kontaktuppgifter till dina kontaktpersoner som kan komma kontaktas exempelvis om du är inblandad vid en allvarlig händelse.

Laglig grund

Det finns olika lagliga grunder som stöd för behandling av dina personuppgifter beroende på i vilket sammanhang vi hanterar dem.

I många fall behöver Securitas behandla personuppgifterna på ett visst sätt för att det framgår av lag. I andra fall anser Securitas att de finns ett så kallat berättigat intresse att hantera dina personuppgifter och där det bedömts att behandlingen väger tyngre än din integritet.

Lagringstid

Securitas lagrar och behåller dina personuppgifter för den tid som krävs enligt olika lagar eller så länge ändamålet kräver detta. Detta beror på vilken typ av behandling som sker med dina personuppgifter.

När du avslutar din anställning så sparas vissa personuppgifter efter avslutad avställning. Det är de uppgifter som Securitas bedömer att vi behöver ha kvar enligt lag för att tex kunna uppvisa till exempel till tillsynsmyndighet om att du haft en anställning eller rätt kompetens.

Plats för lagring

Som anställd finns dina personuppgifter bland annat i våra produktionssystem; system för personaladministration, bemanningsplanering, lönehantering, IT-behörigheter, ID-korts hantering, interna säkerhetssystem, kommunikations- och telefonisystem med mera.

Uppgifterna delas med

Inom Securitas:

Vi delar personuppgifter internt inom Securitas Sverige och med andra bolag inom Securitas-koncernen. Securitaskoncernen utför tjänster och förvaltar vissa produktionssystem för produktutveckling, support och administration där dina personuppgifter kan hanteras.

Tjänsteleverantörer och underleverantörer:

Securitas kan komma att dela personuppgifter med våra tjänsteleverantörer och/eller underleverantörer. Det är företag som hanterar utveckling, drift, teknisk support och underhåll och som behandlar personuppgifter på uppdrag av Securitas. Tjänsteleverantörer och underleverantörer agerar som Securitas personuppgiftsbiträden.

Fackliga parter

Om din anställning lyder under vårt centrala kollektivavtal under Transport så kommer Securitas även att dela dina personuppgifter (anställningsavtalet) med Transportarbetarförbundet i samband med anställning enligt gällande kollektivavtal. Vid särskilda överenskommelser kan även delning av uppgifter ske.

Myndigheter

Securitas kan komma att dela dina personuppgifter med myndigheter (såsom Polisen, Skatteverket, Försäkringskassan, tillsynsmyndigheter eller andra myndigheter) om vi enligt lag är skyldiga att göra det eller om du har godkänt att vi gör det.

Vi behöver också kunna redovisa till länsstyrelserna vilka som är anställda i företaget. Till exempel behöver Securitas kunna redovisa till länsstyrelserna vilka som är anställda i företaget eller för de granskningar som sker enligt lag.

För dig som arbetar på en tjänst på en flygplats där bakgrundskontroller via Transportstyrelsen sker.

Dina personuppgifter kan delas med Transportstyrelsen och våra kunder i samband med tillsyn och granskning av flygplatsernas efterlevnad av kraven på luftfartsskydd. Syftet med insamlingen av namn, personnummer och övrig information som du har lämnat i samband med säkerhetsprövningen är att de ska kunna verifiera att tillståndspliktiga verksamheter följer regelkrav enligt gällande EU-rättsakter.

Myndigheter som tar emot dina personuppgifter är självständigt personuppgiftsansvariga, vilket innebär att det inte är Securitas som styr hur dina personuppgifter som delats med myndigheten ska behandlas.

Securitas kan även komma att dela personuppgifter med statliga myndigheter när vi i god tro anser att det är nödvändigt för att skydda våra rättigheter, skydda din säkerhet eller andras säkerhet, utreda brott eller svara på en statlig begäran.

Internationella överföringar

Securitas är en internationell koncern och i vissa fall kan internationella överföringar av dina personuppgifter ske.

Organisatorisk- och teknisk säkerhet

Securitas vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifterna.

Tjänsteleverantörer och underleverantörer: De personuppgiftsbiträden som anlitas får endast behandla personuppgifter i enlighet med de syften och ändamål samt instruktioner som Securitas har lämnat för behandlingen. Personuppgiftsbiträdet och de som agerar under biträdets ledning får vidare aldrig ta del av mer personuppgifter än vad som krävs för utförande av den tjänst som avtalet med Securitas omfattar. Personuppgiftsbiträdesavtal upprättas i enlighet med krav i vid var tid gällande tillämplig lag med underbiträden till Securitas.

Övrigt

Som anställd kommer du att få ta del mer information av hur dina personuppgifter hanteras i olika system och processer i intern dokumentation om du blir anställd.

Du är också välkommen att kontakta vårt dataskyddsombud; dataskyddsombud@securitas.se om du har funderingar.