Visselblåsarpolicy

Securitas Group Whistleblowing Policy

1 Sammanfattning

20. Securitas’ Values and Ethics Code (”Koden”) samt andra koncernpolicyer anger vissa principer som Securitas förväntar sig att alla anställda alltid ska följa.

Syftet med denna visselblåsarpolicy (”Policyn”) och dess obligatoriska instruktioner är att ange ramverket för hur man hanterar anmälan eller klagomål som tas upp av anställda eller tredje part[1] mot en medarbetare eller direktör på Securitas angående allvarliga överträdelser eller försummelser i tjänsten. Utöver det skydd som denna Policy erbjuder skyddas visselblåsare dessutom av Visselblåsarlagen vid anmälan av missförhållanden som det finns ett allmänintresse av att de kommer fram. Skyddet gäller om visselblåsaren vid tidpunkten för anmälan av missförhållandet hade skälig anledning att anta att informationen var sann. Oegentligheter kan bestå av brott mot lagar eller förordningar eller bristande efterlevnad av en Securitas policy, instruktion eller Securitas’ Values and Ethics Code.

Sammanfattning av de viktigaste förändringarna sedan den förra revideringen:

Mindre förtydliganden.

2 Huvudtexten i policyn

Securitas uppmuntrar alla anställda och övriga personer som omfattas av Visselblåsarlagen att rapportera alla misstänkta eller kända missförhållanden.

Anmälan av överträdelser kan göras på många sätt. Det vanligaste är genom anmälan till närmaste chef, en medarbetare inom HR-funktionen, Business Ethics Compliance Officer, chefsjurist eller Head of Legal/Risk Manager.

För att underlätta rapportering i känsliga situationer har Securitas även inrättat "Securitas Integrity Line", som är ett webbaserat system för efterlevnadshantering som möjliggör anonym rapportering och som drivs av en tredjepartsleverantör. Securitas Integrity Line förvaltas av Securitas AB, enligt reglerna i denna policy, för att säkerställa systemets integritet och skydda den information som rapporteras.

På grund av bland annat lokal dataskyddslagstiftning kan inte alla ärenden rapporteras genom den typen av databehandling som Securitas Integrity Line använder. För att säkerställa behandlingen av anmälan som inte kan hanteras via Securitas Integrity Line använder Securitas även ett pappersbaserat system för att registrera och behandla klagomål. Detta system följer samma principer som den elektroniska versionen av Securitas Integrity Line och strävar efter att uppnå samma integritets- och ansvarsskyldighetsnivå.

För vissa länder måste anmälan genom Securitas Integrity Line begränsas till påstådda eller misstänkta incidenter som involverar ledningspersoner eller nyckelpersoner inom Securitas. För de länder där sådana restriktioner gäller innebär detta anmälan som rör Securitas-chefer med befattningen Branch Manager (eller den lokala motsvarigheten) eller högre. För länderna där dessa restriktioner gäller bör incidenter som rör individer med lägre befattningar inom Securitas inte anmälas genom Securitas Integrity Line. I stället bör de vanliga interna rapporteringskanalerna användas.

Securitas Sverige AB arbetar för närvarande med att upprätta en egen, intern rapporteringskanal som anmälare ska kunna använda för att rapportera missförhållanden. Texten uppdateras kontinuerligt.

Securitas försäkrar att det inte blir några repressalier eller andra negativa konsekvenser för personer som anmäler incidenter i god tro. Securitas försäkrar även att det inte blir några repressalier mot någon annan hos Securitas som bistår eller har koppling till en person som rapporterar samt inte heller mot juridisk person som visselblåsaren äger, arbetar för eller på annat sätt har koppling till.

Alla rapporterade ärenden ska undersökas utan dröjsmål och enligt de obligatoriska instruktionerna som är kopplade till denna policy.

Ytterligare direktiv eller rutiner avseende visselblåsare utfärdas av Koncernchefen. Uppgiften att utfärda ytterligare instruktioner eller rutiner kan delegeras. En lista över direktiv eller rutiner som har utfärdats på mandat av koncernchefen bifogas denna policy, se avsnitt 8 nedan.

3 Tillämplighet

Denna policy gäller för alla enheter inom Securitas-koncernen.

Denna policy lyder under tillämplig lagstiftning. Där villkoren i denna policy, i jämförelse med tillämplig lag, anger starkare eller ytterligare skyddsåtgärder, rättigheter eller gottgörelser för anställda äger villkoren i denna policy företräde. På grund av de väsentligt olika reglerna och bestämmelserna om databehandling och integritetsskydd (liksom andra relevanta områden) i Securitas-länderna får Securitas dotterbolag anta kompletterande lokala policyer som anger nödvändiga avvikelser från policyn på grund av lokala bestämmelser. Sådana policyer måste godkännas av Group Sustainability Officer.

4 Implementering och ansvar

Styrelsen har gett Koncernchefen i uppdrag att anta policyer, instruktioner och rutiner för att implementera dessa principer samt andra principer och riktlinjer som är nödvändiga för koncernens verksamhet inom denna funktion.

Uppgiften att utfärda ytterligare instruktioner eller rutiner får delegeras.

Det åligger alla Divisional Presidents och, genom dessa, varje Country President (eller motsvarande) att säkerställa att denna policy (och tillämplig lokal lagstiftning) är förstådd och implementerad sin helhet i deras ansvarsområden eller länder.

Securitas AB har det övergripande ansvaret för databehandling inom Securitas Integrity Line, men det yttersta ansvaret vilar på varje enskilt land som tillåter behandling av uppgifter om sina anställda i systemet. Mellan Securitas AB och de lokala juridiska personerna samt med den externa leverantören (enligt definitionen nedan) tecknas personuppgiftsbiträdesavtal som reglerar rättigheter och skyldigheter mellan parterna.

5 Utbildning

Det finns ingen obligatorisk utbildning kopplad till denna policy, men det finns obligatoriska instruktioner inom policyn som beskriver hur anmälningar eller klagomål från visselblåsare ska hanteras.

6 Utredningar och konsekvenser av överträdelser

Securitas uppmuntrar och förväntar sig att alla anställda och övriga personer som omfattas av Visselblåsarlagen anmäler incidenter om bristande efterlevnad som hänför sig till potentiella överträdelser av lagar, förordningar eller företagets policyer (inklusive Koden).

7 Kontroll och uppföljning

Samtliga Securitas-enheters och -anställdas efterlevnad av denna policy kommer att bevakas som en del av Securitas Enterprise Risk Management-process, och mångfaldsmål blir föremål för rapporteringskrav och uppföljning.

8 Hänvisning till instruktioner

Koncernchefen har utfärdat följande instruktioner kopplade till integritetsrapportering:

26.1 Instruktions to the Whistleblowing Policy (Introduktion till visselblåsarpolicy)

Introduktion till visselblåsarpolicy

1 Inledning och syfte

Syftet med dessa obligatoriska instruktioner är att ange ramverket för anmälan och hantering av klagomål från anställda eller tredje part[1] mot en Securitas-anställd eller -direktör angående överträdelser av eller brott mot lagar, förordningar och företagspolicyer (inklusive avvikelser mot Koden eller andra koncernpolicyer) eller andra missförhållanden som det finns ett allmänintresse av att de kommer fram.

Sammanfattning av de viktigaste förändringarna sedan den förra revideringen:

Nedan följer de nya obligatoriska instruktioner.

2 Rapporteringsordning

2.1 Raportering inom integritetslinjen, Securitas Integrity Line

En anmälan kan lämnas öppet eller anonymt till Securitas utsedda tredje parts leverantör av anmälshantering, ("den externa leverantören"), enligt följande:

(I) På telefon genom att ringa till Securitas Integrity Line-numret.

(II) På internet på securitasintegrity.com.

När en anmälare använder Securitas Integrity Line kan viss information lämnas till den som anmäler. Lokala variationer i det som meddelas kan förekomma i vissa länder. I dessa fall ska avvikelserna anmälas till Group Sustainability Officer före implementeringen.

Om anmälaren uppger att hen vill vara anonym ska den externa leverantören eller Securitas Integrity Line-meddelandet informera om att en anonym anmälan kan få till följd att det blir svårt att genomföra en detaljerad utredning av klagomålet eller den påstådda överträdelsen. I vissa länder tillåts inte anonyma anmälan på grund av lokala bestämmelser.

Om anmälaren insisterar på anonymitet gentemot Securitas och detta inte är förbjudet enligt lokal lag får anmälarens identitet endast avslöjas av den externa leverantören för Securitas eller en tredje part, om:

(a) det är nödvändigt för utredningen av klagomålet eller den påstådda överträdelsen eller påföljande rättsprocesser och anmälaren har i förväg givit samtycke om att avslöja sin identitet, eller

(b) det krävs enligt lag eller ett viktigt allmänintresse.

Securitas Integrity Line ger anmälaren möjlighet att kontrollera statusen för klagomålet eller den anmälda överträdelsen och att lämna ytterligare information eller svara på frågor (frivilligt) som ställs av utredarna (om tillämpligt).

Om en anmälan tas emot via telefon ska den externa leverantören upprätta ett skriftligt protokoll och lämna en rapport på Securitas Integrity Line. Rapporten ska innehålla datumet då medarbetaren rapporterade klagomålet eller det påstådda brottet mot Koden.

Om inte lokala lagar och förordningar tillåter annat bör rapporten endast innehålla information som är strikt och objektivt nödvändig för att verifiera klagomålet eller den påstådda överträdelsen samt ange att brott ännu inte har konstaterats. Anmälaren ska ha tillgång till rapporten via en inloggningskod och ska få möjlighet att komplettera och begära ändringar i rapporten genom att använda denna inloggningskod.

Om anmälaren har begärt att få vara anonym ska anmälan inte innehålla namnet på den som har anmält.

När en utredning är klar bör den utsedda utredaren, (enligt definitionen i avsnitt 3 nedan), uppdatera ärendet i systemet med ärendeanteckningar och slutsatsen (Synopsis). Anmälaren bör få information genom systemet om att ärendet kommer att avslutas och den allmänna anledningen till detta beslut. Ärendet bör då avslutas.

Securitas Sverige AB arbetar för närvarande med att upprätta en egen, intern rapporteringskanal som anmälare ska kunna använda för att rapportera missförhållanden. Texten uppdateras kontinuerligt.

2.2 Anmälan utanför integritetslinjen, Securitas Integrity Line

En anmälan kan lämnas öppet eller anonymt till Securitas utanför Securitas Integrity Line och de vanliga kanalerna enligt följande (men inte begränsat till):

- Via telefon, e-post, vanlig post eller personligen till en lokal chef, HR-representant, affärsetikansvarig eller rätts/riskansvarig.

- Via telefon, e-post, vanlig post eller personligen till en divisions- eller regionchef, en HR-representant på koncernnivå, affärsetikansvarig eller divisions- eller regional rätts/riskchef.

- Via e-post till integrity@securitas.com.

- Med vanlig post till Group Sustainability Officer, Box 12307, S-102 28 Stockholm, Sverige.

Om anmälaren uppger att hen vill vara anonym ska Securitas informera om att en anonym anmälan kan få till följd att klagomålet eller den påstådda överträdelsen kan bli svårare att utreda. I vissa länder tillåts inte anonyma anmälan på grund av lokala bestämmelser.

Securitas ska upprätta ett skriftligt protokoll. Rapporten ska innehålla datumet då anmälaren lämnade klagomålet eller anmälde den påstådda överträdelsen av Koden. Om inte lokala lagar och förordningar tillåter annat ska rapporten endast innehålla information som är strikt och objektivt nödvändig för att verifiera klagomålet eller den påstådda överträdelsen samt ange att brott ännu inte har konstaterats. Anmälaren ska få möjlighet att göra kompletteringar och begära ändringar i rapporten.

Om anmälaren har begärt att få vara anonym ska anmälan inte innehålla namnet på den som har anmält.

Securitas ska ge anmälaren möjlighet att kontrollera statusen för klagomålet eller den anmälda överträdelsen och att lämna ytterligare information eller svara på frågor (frivilligt) som ställs av utredarna (om tillämpligt).

2.2.1 Rapportering till koncernivå

Klagomål, utredningsresultat eller slutsatser som skett utanför Securitas Integrity Line

• angående affärsetiska frågor, såsom korruption, mutor, olagliga betalningar, antitrustärenden eller intressekonflikter ska snarast rapporteras till Chief Business Ethics Compliance Officer.
  
  
• angående ekonomiskt bedrägeri ska snarast rapporteras till Management Assurance Director.
  
  
• som är av allvarlig karaktär eller handlar om chefer och berör mänskliga rättigheter, brott mot lokala lagar och förordningar, medarbetarrelaterade frågor (som beskrivs under Anställda i Securitas Values and Ethics Code) eller miljöfrågor ska snarast rapporteras till Group Sustainability Officer.

3 Utredningar

Så snart det är praktiskt möjligt, och senast inom 5 arbetsdagar efter mottagandet av en anmälan, ska Securitas påbörja en utredning av klagomålet eller den påstådda överträdelsen. Anmälan ska tilldelas en utsedd utredare ("den Utsedda Utredaren") enligt det som anges i utredningsmatrisen i Bilaga 1. 

En checklista för utredning finns i Bilaga 2.

Ansvarig för utredningsprocessen för påstådda affärsetiska överträdelser, (främst mutor, korruption, antitrust och intressekonflikter), under kapitlet om affärsetiska frågor i 20 Securitas Values and Ethics Code eller Group Policies, 21 Securitas Business Partner Code of Conduct, 22 Group Anti-bribery and Anti-corruption Policy samt 23 Group Fair Competition and Anti-trust Policy 21 är Securitas Chief Business Ethics Compliance Officer. På olika nivåer inom koncernen ska utredningar utföras av Utsedda Utredare eller av utredare från tredje part. Om en anmälan avser Chief Business Ethics Compliance Officer själv ska den hanteras av Group General Counsel, som då ansvarar för samordningen och ledningen av utredningen.

Group Sustainability Officer ansvarar för att utredningsprocessen sköts korrekt för utredningar som rör andra frågor än affärsetik, men utredningarna ska utföras av Utsedda Utredare på olika nivåer i koncernen. Om en anmälan avser Group Sustainability Officer själv ska den hanteras av Group General Counsel, som då ansvarar för samordningen och ledningen av utredningen.

Om en utredning avser Group CEO eller en medlem av koncernledningen ska styrelsen informeras.

3.1 Information till den anmälde

Efter att en anmälan har mottagits ska den Utsedda Utredaren informera den anmälde utan onödigt dröjsmål, såvida det inte finns risk för att ett detta skulle äventyra Securitas förmåga att utreda klagomålet eller den påstådda överträdelsen effektivt eller samla in nödvändiga bevis, eller om anklagelserna visar sig vara osanna. Den anmälde ska då informeras om: det hen anklagas för, vem som kommer att ta emot rapporten, det faktum att Securitas ansvarar för behandlingen av personuppgifter inom ramen för denna policy, samt hur man kan utöva sin rätt till tillgång till information och rättelse, i den mån detta tillåts under tillämplig lag, dock inte anmälarens identitet.

I det fall den anmälde inte kan informeras utan onödigt dröjsmål på grund av risker som anges ovan ska Securitas informera den anmälde så snart denna risk upphör att finnas och i alla händelser inte senare än vad som krävs enligt gällande lag. Den Utsedda Utredaren som hanterar anmälan ska i alla händelser bedöma möjligheten och lämpligheten att informera den anmälde. Denna bedömning ska ta hänsyn till andra åtgärder som kan undanröja invändningarna mot att omedelbart informera den anmälde, inklusive, men inte begränsat till, tekniska och organisatoriska åtgärder som kan vidtas för att förhindra bevisförstöring.

Efter att den anmälde har informerats om en anmälan ska denne intervjuas för att kunna ge sin syn på det som ligger till grund för anmälan. En anmäld som har informerats om en anmälan ska också meddelas så snart som möjligt om han eller hon kommer att stängas av från arbetet eller inte, (om detta är tillåtet enligt tillämplig lag och bedöms lämpligt), under utredningen av klagomålet eller den påstådda överträdelsen.

Efter att utredningen avslutats ska Securitas inom två (2) månader försöka fastställa vilka åtgärder som ska vidtas. När ett sådant beslut är fattat kommer den anmälde att informeras om vilka åtgärder som kommer att vidtas till följd av anmälan.

3.2 Analys av grundorsak och lärdommar

När en utredning har avslutats och klagomålet styrkts bör en analys av grundorsaken till det rapporterade problemet genomföras. Lärdomar från utredningen bör dokumenteras, inklusive vem som ansvarar för eventuella uppdatering av policyer och förändringar i rutiner, processer och/eller kontroller.

4 Skydd av personuppgifter

Information om skydd av och behandling av personuppgifter finns i Bilaga 3.

5 Tillämplighet

Dessa instruktioner är obligatoriska och gäller för alla företag, anställda och styrelseledamöter i företag inom Securitaskoncernen, det vill säga företag där Securitas AB (publ) direkt eller indirekt är ägare eller har ett bestämmande inflytande.

6 Implementering och ansvar

Det är respektive Presidents ansvar att se till att dessa riktlinjer förstås fullt ut och implementeras i respektive ansvarsområde eller land.

7 Anmälan, utredning och konsekvenser

Om du har frågor eller vill rapportera en intressekonflikt kan du vända dig till valfri chef eller annan tjänsteman eller skicka e-post till integrity@securitas.com Adressen finns tillgänglig på www.securitasintegrity.com. (securitashotline.com i USA, securitashotline.ca i Kanada och lineadealerta.com.mx i Mexiko).

Brott mot dessa instruktioner kan resultera i disciplinära åtgärder som är lämpliga för överträdelsen, inklusive, men inte begränsat till, uppsägning av anställningen. Det kan också leda till böter eller straff som den enskilde kan hållas ansvarig för.

8 Kontroll och uppföljning

Efterlevnad av dessa instruktioner av samtliga Securitas-enheter och anställda bevakas genom interna och externa revisioner och rutinmässiga uppföljningar av alla rapporterade ärenden.

[1] Enligt 1 kap. 8 § lag (SFS 2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden (”Visselblåsarlagen”) omfattas den som i ett arbetsrelaterat sammanhang har fått del av eller inhämtat information om missförhållanden och rapporterar den och som tillhör någon eller några av de personkategorier som räknas upp i 1 kap. 8 § (arbetstagare, volontärer, praktikanter, arbetssökande m.fl.).

Visselblåsarkanal Securitas Sverige

Securitas Sverige har i enlighet med den nya visselblåsarlagen satt upp en visselblåsarkanal. Denna når du via visselblas@securitas.se.