Workplace - Integritetspolicy

Securitas Sverige AB (556108-6082) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifterna i samband med din användning av Workplace.

Workplace ska utgöra den primära kommunikationsplattformen för information som inte är av operativ karaktär eller verksamhetsstyrande inom Securitas. Workplace är ett arbetsredskap för internkommunikation för samtliga anställda och konsulter som ges tillgång till Workplace.

Det är viktigt för oss att du läser och förstår integritetspolicyn innan du använder Workplace. Workplace är en onlineplattform som skapats av Facebook, där du som användare kan samarbeta och dela information om arbetet. Plattformen Workplace omfattar webbplatser, applikationer och relaterade onlinetjänster för Workplace Premium (nedan tillsammans "Workplace"). Vänligen ta även del av de ”Riktlinjer och användarregler för Securitas Workplace” som finns att söka fram på Workplace.

Vänligen notera att Workplace är fristående från andra Facebook-tjänster som du eventuellt använder. Sådana andra Facebook-tjänster tillhandahålls till dig av Facebook och de omfattas av sina egna villkor. Denna Integritetspolicy är inte tillämplig på några sådana tjänster.

2. Vilken typ av information samlas in om dig
Securitas kan komma att samla in och behandla följande typer av information när du, dina kolleger eller andra användare inom Securitas-koncernen använder Workplace:

• din kontaktinformation, såsom fullständigt namn och e-postadress;
• ditt användarnamn och lösenord;
• din titel, avdelningsinformation och annan information som rör ditt arbete eller Securitas;
• innehåll, kommunikation och annan information som du lämnar när du använder Workplace, inklusive när du registrerar ett konto, skapar eller delar innehåll och skickar meddelanden eller kommunicerar med andra. Det kan innefatta information i eller om innehållet du delar (t.ex. metadata), såsom platsen för ett foto eller datumet då en fil skapades;
• innehåll, kommunikation och information som andra personer lämnar när de använder Workplace. Det kan innefatta information om dig, till exempel när de delar eller kommenterar ett foto på dig, skickar ett meddelande till dig, eller laddar upp, synkroniserar eller importerar din kontaktinformation;
• all kommunikation med andra användare av Workplace;
• användarkommunikation, feedback, förslag och idéer som skickas till Securitas;
• faktureringsinformation (dvs. om ditt konto har varit aktivt den senaste månaden); och
• information som du tillhandahåller när du eller Securitas kontaktar eller engagerar plattformens support avseende Workplace.

3. Hur använder vi dina personuppgifter
Vi använder dina personuppgifter för följande ändamål och med den lagliga grund som anges nedan:

4. Delning av dina personuppgifter
Securitas kommer att dela dina personuppgifter med följande kategorier av mottagare under följande omständigheter och av följande skäl:

Anställda i Securitas Sverige AB: 
Dina personuppgifter kommer att delas med anställda på Securitas. 
Securitas plattformsadministratörer har tillgång till samtliga grupper och kommentarer i Workplace och kan radera dessa om de anser att gruppens syfte eller kommentarer strider mot lag, Workplace användarregler och riktlinjer, Securitas värdegrund, personuppgiftshantering eller annat väl motiverat skäl.

Vid behov kan även Securitas säkerhetsavdelning, berörda chefer eller anställda på HR eller andra anställda med särskild behörighet få tillgång till uppgifterna i syfte utvärdera, kontrollera, förhindra, utreda eller vidta andra åtgärder i relation till missbruk av Workplace.

Våra anställda kommer endast att behandla dina personuppgifter om det är nödvändigt för att de ska kunna utföra sina arbetsuppgifter och sådana anställda kommer endast att behandla dina personuppgifter enligt sin befogenhet.  

Tredjeparts tjänsteleverantörer: Vi delar dina personuppgifter med tredjeparts tjänsteleverantörer som bistår Securitas genom att tillhandahålla tjänster relaterade till Securitas verksamhet och vilka därför behandlar personuppgifter för Securitas räkning. Detta innefattar:

• IT-infrastruktur leverantörer, utvecklare och lagringsleverantörer;
• IT-underhållsleverantörer; och
• andra tredjeparts tjänsteleverantörer såsom mjukvaruleverantörer och tjänsteleverantörer som underlättar och/eller tillhandahåller oss tjänster för att vi ska kunna ge dig tillgång till Workplace.

Dessa tredjeparts tjänsteleverantörer har endast rätt att använda dina personuppgifter på så sätt som är nödvändigt för att kunna tillhandahålla oss sina tjänster och de har inte någon självständig rätt att behandla eller dela dina personuppgifter.

Securitas kommer vidare att dela dina personuppgifter som Securitas samlar in med Facebook som den yttersta leverantören av Workplace i syfte att Facebook ska kunna tillhandahålla och supportera Workplace samt i enlighet med andra instruktioner som de tar emot. Facebook kan komma att använda dina personuppgifter för att, till exempel:

• kommunicera med användare och administratörer om deras användning av Workplace;
• förstärka Workplace säkerhet och trygghet för Securitas och andra användare, såsom genom att utreda misstänkt aktivitet eller brott mot tillämpliga villkor eller policys;
• anpassa din och Securitas upplevelser som en del av Facebooks tillhandahållande av Workplace;
• utveckla nya verktyg, produkter och tjänster i Workplace för Securitas;
• sammankoppla aktiviteter i Workplace på olika enheter som används av samma individ för att förbättra Workplace övergripande drift;
• identifiera och åtgärda fel som kan förekomma; och
• genomföra data- och systemanalys, inklusive forskning för att förbättra Workplace.

Koncernbolag: Vi delar dina personuppgifter andra Securitas bolag och koncernbolag som behandlar dina personuppgifter för vår räkning. Dessa är skyldiga att endast behandla sådana personuppgifter i enlighet med våra instruktioner och i enlighet med denna Integritetspolicy. De har inte någon självständig rätt att behandla eller dela dina personuppgifter.

Andra användare: Dina personuppgifter kan vara tillgängliga för andra användare av Workplace. Dina uppgifter kommer endast delas med andra användare inom ditt bolag och inom Securitaskoncernen.

5. Överföring av dina personuppgifter till utanför EU/EES
De personuppgifter som vi samlar in om dig kan komma att överföras och behandlas i ett land utanför EU/EES (dvs. i ett s.k. tredje land), inklusive länder som EU-kommissionen inte anser ha en adekvat skyddsnivå för personuppgifter. I sådant fall kommer vi att vidta alla nödvändiga åtgärder enligt tillämplig lag för att en sådan överföring av dina personuppgifter ska ske i enlighet med tillämplig lag.

6. Länkar och innehåll från tredje part
Workplace kan innehålla länkar till webbplatser och tjänster som publiceras av användare och tillhandahålls och underhålls av tredje parter. Sådana tredjeparts webbplatser och/eller tjänster kan regleras av egna användarvillkor och integritetspolicys och din användning av sådana webbplatser och/eller tjänster kommer att regleras av och omfattas av sådana användarvillkor och integritetspolicys. Du bör granska användarvillkoren och integritetspolicy för varje webbplats och/eller tjänst som du besöker/använder.

Du förstår och accepterar att Securitas inte stödjer och att Securitas inte ansvarar för beteende, funktioner eller innehåll på sådana tredje parts webbplatser och/eller tjänster eller för transaktioner du kan komma att ingå med leverantören av sådana webbplatser och/eller tjänster.

7. Lagring
Ditt användarkonto inaktiveras efter avslutad anställning. Personuppgifterna i användarkontot finns tillsvidare kvar tills kontot raderas.

Vänligen notera att innehåll som du skapar och delar i Workplace ägs av Securitas och kan finnas kvar i Workplace och vara tillgängligt även om Securitas inaktiverar eller avslutar ditt användarkonto dvs. innehåll som du tillhandahåller i Workplace (så som olika inlägg eller skrivelser) som du genererar som en del av din anställning.

8. Dina rättigheter

8.1   Om dina användaruppgifter är felaktiga så kan du kontakta Securitas HR-avdelning.

8.2   Dina inlägg och kommentarer kan du enkelt rätta och ta bort själv på Workplace. Om du behöver hjälp med att rätta eller radera inlägg om dig som andra gjort vänligen kontakta marknadsavdelningen på: marknad@securitas.se

8.3   Du kan inte radera ditt konto under pågående anställning då Workplace är ett arbetsverktyg för internkommunikation och vår primära internkommunikationskanal och ingår som en del av din tjänst. När du avslutar din anställning kan du begära att ditt användarkonto raderas. Däremot kan kommentarer och inlägg finnas kvar efter avslutad anställning om du inte raderar dem själv innan anställningens avslut.

8.4   Klicka här för att läsa mer om dina rättigheter.

9. Ändringar i denna Integritetspolicy
Securitas förbehåller sig rätten att göra ändringar i denna Integritetspolicy. Securitas kommer, innan Securitas gör några väsentliga ändringar i denna Integritetspolicy, förse dig med ett tydligt meddelande därom på ett sätt som är lämpligt med hänsyn till omständigheterna, till exempel genom att tillhandahålla dig ett tydligt meddelande därom i Workplace.

10. Kontakta oss
Om du är anställd i Securitas Sverige AB och har frågor om behandlingen av dina personuppgifter på Workplace vänligen kontakta dataskyddsombudet på e-post: dpo@securitas.se